Há pouco tempo a gestão da manutenção de frotas era feita de maneira amadora e consistia em ‘quebrou-consertou’. Com orçamentos cada vez mais apertados e a constante pressão para redução de custos, os gestores precisam alinhar eficiência e profissionalismo. Eles têm ciência de que a manutenção de frotas é uma tarefa imprescindível para os negócios.
Em muitas empresas manutenção é sinônimo de dor de cabeça. Há quem faça controle manual dos veículos, e devido ao volume de operações a gerência acaba se enrolando nesse processo. E, quanto maior a frota, mais difícil é. Os veículos devem passar por um processo de revisão periodicamente, o que garante seu pleno funcionamento e conservação. Sendo assim, a manutenção consiste em um gasto obrigatório a todas as empresas que possuem veículos.
No entanto, esse custo não deve ser visto apenas como despesa uma vez que uma manutenção realizada corretamente e regularmente gera aumento da performance operacional do veículo, contribui para a redução do consumo de combustível, da emissão de gases poluentes e se mantém eficiente.
Não dar a devida atenção às essas manutenções impacta diretamente na produtividade, aumentando a chance de acidentes afetando, até mesmo as despesas dessa frota, trazendo custos não previstos no orçamento.
Vale lembrar que veículos parados ou que exijam interrupções para consertos geram transtornos e prejuízos para a empresa que variam entre a perda de mercadorias perecíveis e o descumprimento do prazo de entrega até os danos à credibilidade do negócio e a insatisfação do cliente.
Há formas eficientes para melhorar a gestão do estoque de peças, manter um bom desempenho por mais tempo e reduzir as despesas com as manutenções. Veículos malcuidados ou em mal estado de funcionamento podem oferecer grandes prejuízos tanto materialmente quanto institucionalmente, manchando, inclusive, o nome da empresa. Eles trazem verdadeiros riscos para o patrimônio do negócio e para a vida dos colaboradores.
Cuidados Essenciais
Muitos não têm ciência do estado em que sua frota se encontra. Não sabem dizer se a documentação está regularizada, assim como as lanternas, a luz de freio, ou a troca de óleo, por exemplo. O objetivo de quem atua com este segmento é verificar sempre os veículos, gerando redução de custos operacionais.
O controle manual de todo esse volume de atividades acaba se tornando uma dificuldade. Por isso, sistemas especializados são uma excelente alternativa para simplificar os processos e aumentar a eficiência. Nos casos das empresas que usam o ERP SAP, a ITSS Tecnologia tem uma solução específica de manutenção de frotas.
A nossa solução é ideal para controlar ordens de serviços, ampliar a visibilidade e disponibilidade da frota, antecipar eventuais problemas; administrar a documentação dos veículos e, consequentemente, reduzir custos.
Como reduzir custos operacionais?
Uma das principais preocupações das empresas é a redução de custos operacionais. A manutenção das frotas ocupa grande parte desse orçamento fazendo com que sua execução seja muito bem planejada.
Se a redução dessas despesas for aliada ao aumento de performance, melhor ainda. O gestor de frotas deve ter esses dois objetivos. Gerenciar recursos e manter o bom funcionamento da frota são as chaves para resultados positivos.
Cortar custos sem antes analisar detalhadamente cada situação pode colocar em risco a saúde do negócio. Cada decisão tomada a favor da manutenção preventiva da frota colabora para que isso ocorra. Por outro lado, cortar a verba destinada à manutenção preventiva, por exemplo, é um equívoco que arrisca a carga e os motoristas. A médio e longo prazos, a não realização da manutenção preventiva trará dores de cabeça como paradas inesperadas de veículos para consertos, atrasando a operação.
Cuidados em todo o processo da manutenção de frotas fazem a diferença. Desde o zelo com pneus, o óleo utilizado, cada etapa deve ser pensada detalhadamente e inserida dentro do planejamento inicial.
Os pneus, por exemplo, são a segunda maior despesa de um veículo, atrás apenas do diesel. Por isso é fundamental mantê-los em bom estado para que a sua vida útil seja estendida e gere economia de combustível. Além do mais, a manutenção programada garante o garante eficiência no funcionamento da frota e a economia no processo.
E quais são as melhores práticas?
- Execute os 3 tipos de manutenções
A manutenção garante maior durabilidade dos veículos, além de trazer segurança das cargas e dos motoristas. Para serem totalmente eficientes a empresa deve se preocupar com a corretiva, a preventiva e a preditiva.
– Corretiva: A primeira modalidade é bastante comum e realizada após o diagnóstico de um problema ou após um acidente, o famoso reparo. Possui custos mais elevados, se comparada à preventiva, já que além de ter que fazer a reposição das peças, o veículo fica parado até que seja consertado, afetando o desempenho da operação.
Dependendo do tamanho, o comprometimento da frota pode ser ainda maior, atingindo toda a cadeia logística. Contudo, mesmo com todas as medidas tomadas preventivamente, imprevistos acontecem o tempo todo. O ideal é que eles sejam a exceção, limitadas apenas em casos isolados, como falhas repentinas, imprevisíveis e acidentes.
– Preventiva: Quando se fala em manter a frota em boas condições, a melhor escolha é sempre a prevenção. Uma ação técnica, planejada, prevista e executada antes da ocorrência de problemas possibilita um diagnóstico exato das condições do veículo e a tomada de providências para dificultar danos e acidentes futuros.
Agir antecipadamente acaba sendo mais econômico do que executar reparos de última hora, e deixa de lado, claro, a possibilidade de suspensão da cadeia logística. E mais do que isso: diariamente, acontecem acidentes nas rodovias e boa parte deles são causados pela ausência de manutenção dos veículos envolvidos. Neste sentido, a execução de manutenções deve não apenas ser realizada, como que seguir um cronograma fixo e rígido.
– Preditiva: O seu principal foco é a vigilância das condições mecânicas e do desempenho de cada veículo da frota. Frequentemente é possível antecipar os problemas antes que eles tomem proporções maiores, por meio de tecnologia e equipamentos, como: ultrassom; câmeras termográficas; rastreadores; testes de vibração; inspeção visual.
Esse tipo de manutenção traz pontos positivos e negativos. O ponto positivo é a capacidade de reduzir os custos, devido a maior frequência com que os veículos são inspecionados. Por outro lado, o investimento para aquisição de equipamentos e treinamentos das equipes é alto.
É importante compreender que a vigilância constante das condições e performance dos veículos fornece uma visão muito mais precisa da eficiência e custo final dos processos de transporte e, apesar dos investimentos demandados, é uma técnica que gera economia e segurança a longo prazo.
Como otimizar a gestão da manutenção?
- Ofereça treinamentos aos seus motoristas
Essa é uma excelente forma de auxiliar na gestão de manutenção da sua frota. Profissionais conscientes ajudam a aumentar a vida útil dos veículos, a reduzir custos com reparos e a não deixar que situações operacionais afetem a produtividade.
O que pode ser abordado no treinamento:
- Boas práticas de direção e uso dos veículos.
- Direção defensiva.
- Cuidados com pneus: calibrar e balancear os pneus evita o consumo excessivo de combustível.
- Atenção com o limpador de para-brisa: muitos acidentes são causados por visibilidade prejudicada em decorrência do desgaste das palhetas. É preciso ficar atento.
- Como usar o câmbio de maneira adequada: colocar o câmbio em ponto morto em descidas para economizar combustível não ajuda a reduzir o consumo, pois o sistema de injeção eletrônica continua enviando combustível assim mesmo. Para economizar, basta tirar o pé do acelerador que o sistema “entenderá” que não está sendo requisitado. Descansar a mão na alavanca de câmbio manual desgasta aos poucos o trambulador, peça que faz a comunicação da alavanca com o câmbio.
- Regulagem do retrovisor: na hora de ajustar os retrovisores externos, não é recomendado deixar a carroceria aparecer no canto do espelho. Essa atitude limita o ângulo de visão em relação aos outros veículos.
ATENÇÃO: As manutenções preventivas devem ser feitas independentemente do modo de condução do motorista.
Monitoramento
Quando o tema é gestão de frotas é fundamental acompanhar o caminho dos veículos. Com informações como tipos de rota, condições das ruas, etc, consegue-se identificar as possíveis causas dos problemas. O gestor da frota pode contratar empresas que possuem sistemas de rastreamento e monitoramento de veículo.
Existem alguns fatores influenciam na gestão da manutenção de frotas:
- Tamanho;
- Perfil;
- Falta de padronização de modelos de veículos e equipamentos;
- Distribuição geográfica da frota;
- Estrutura administrativa da empresa;
- Estrutura de manutenção própria;
- Gestão de fornecedores terceirizados;
- Existência de um sistema de informação adequado.
Quanto maior for a frota, mais complexa é a gestão da sua manutenção, pois os custos são maiores, o número de ordens de serviço também e fiscalizar o tempo de serviço passa a ser fundamental. É crucial, ainda, ter controle da garantia de peças e serviços, da gestão de fornecedores, dos prazos de execução e da qualidade do serviço.
- Acompanhe a vida útil dos pneus
Na teoria, manter os pneus da frota sempre em bom estado não é uma atividade que exige muito esforço. Basta respeitar a sua validade e registrar a quilometragem do veículo, realizando trocas sempre que necessário. Na prática, o que se vê é a prevenção sendo deixada para segundo plano em muitas empresas.
Ir para estrada com os pneus carecas ou com qualquer tipo de anormalidade pode aumentar o risco de acidentes, colocando a vida dos colaboradores em perigo.
Mesmo que nada aconteça, a falta de manutenção dos pneus pode acarretar em aumento nos custos logísticos com o veículo. Uma vez que, quando há pneus murchos, cheios demais, carecas ou deformados, o veículo passa a consumir mais combustível. Além disso, há o risco de forçar outras peças do veículo, causando mais prejuízos.
Por que atualizar o histórico dos veículos?
Nem mesmo dois veículos retirados da concessionária são 100% idênticos. E a tendência é de que essas diferenças aumentem depois que começarem a rodar. Isso ocorre porque cada um executa trajetórias únicas gerando desgastes diferentes das peças.
Pode ser que um veículo tenha que trocar a suspensão com 20 mil quilômetros rodados e um outro com 40 mil. É possível também que algum deles tenha chegado com defeitos e passado por uma manutenção nos primeiros meses.
Para acompanhar as manutenções e estar ciente de tudo o que ocorre em cada automóvel deve-se registrar os veículos pelo número da placa ou do chassi, formando um histórico detalhado. Tanto os problemas mecânicos quanto as manutenções devem ser documentados com descrições minuciosas da situação pré e pós manutenção.
Investimento certeiro na manutenção
O investimento na manutenção do veículo é essencial para a ‘saúde’ da frota. Contudo, o investimento deve ser realizado conscientemente ou então a despesa pode ser maior do que o orçamento permite, e o empresário pode deixar de cumprir critérios básicos.
Quando se fala em investimento na manutenção deve-se estar atento ao fato de que com um planejamento prévio e uma gestão eficiente, é possível antecipar despesas das manutenções relativas a cada veículo da frota e até mesmo aumentar a produtividade da empresa.
Principais erros cometidos na manutenção de frotas
Mesmo empresas de grande porte ainda cometem erros no momento de gerenciar a sua frota e garantir o seu pleno funcionamento. Listamos os principais:
1) Não realizar manutenção preventiva
A manutenção preventiva é realizada antes dos problemas acontecerem, e é tão importante quanto qualquer tipo de manutenção. Mesmo que seu motorista tenha uma ótima condução, fatores externos acabam provocando desgastes nas peças importantes.
O seu processo engloba a verificação das condições das peças do veículo. A orientação para substituição de componentes, normalmente, é o prazo determinado pelo próprio fabricante. Regulagens e ajustes periódicos integram a manutenção preventiva e fazem toda a diferença na receita gerada pelo transporte de sua frota no final do mês.
As manutenções preventivas são tão importantes quanto as corretivas. Entendemos que o gestor de frota está sempre preocupado em manter a produtividade e garantir a sua eficiência operacional.
Neste sentido, deixar de fazer manutenção rotineira nos seus veículos poderá trazer gastos muito maiores, fazendo com que os veículos fiquem parados por muito mais tempo do que o necessário para cada manutenção, acarretando em ociosidade e comprometimento da eficiência da frota.
2) Não contar com mão de obra qualificada na gestão
Para uma gestão adequada é importante ter um quadro de bons fornecedores e mão de obra qualificada. Em vez de buscar mecânicos e oficinas com baixa qualificação, procure serviços especializados e trabalhe com fornecedores de alto nível. A diferença de custos compensará nos médio e longo prazos.
3) Não controlar os indicadores da manutenção de frotas
O que não é medido não é gerenciado. É necessário monitorar vários itens a fim de garantir os resultados necessários para o bom desenvolvimento da empresa, como custos, estoque de peças, tempo de ociosidade de veículos, horas extras, tempo de entrega de peças e muitos outros.
Os indicadores auxiliam os gestores a tomarem as melhores decisões, definir áreas que precisam de planos de ação, investimento em treinamentos ou melhora de infraestrutura. Isso possibilitará a alocação eficaz dos recursos da empresa e o foco no que é mais importante para os resultados.
4) Não gerenciar rotas
Aspectos como tipo de carga e as rotas feitas pelos veículos são fundamentais para a manutenção de frotas. Estradas em más condições, com muitas curvas, ou de terra podem desgastar os veículos mais rapidamente, principalmente quando se trata de mecânica.
A quilometragem rodada também é um importante indicador para realizar a manutenção de várias peças. O rastreamento do veículo facilita o gerenciamento de rotas e ajuda na tomada de decisões em caso de furtos e roubos de veículos e cargas.
5) Não acompanhar peças de desgaste natural
Um dos aspectos fundamentais no que diz respeito à segurança são os pneus, sem o devido acompanhamento não há como saber em que momento trocá-los, aumentando as chances de acontecerem imprevistos no percurso, comprometendo a produtividade da frota.
Outros elementos também podem causar graves acidentes, trazendo prejuízos, manchando a imagem da empresa e colocando, inclusive, vidas em risco.
Deve-se observar artigos que precisam ser trocados ou verificados periodicamente, como o óleo lubrificante, pastilhas de freio, filtros, fluido do radiador, bateria e limpadores de para-brisas, entre outros.
A manutenção de frotas não é um processo simples, e caso esta não seja a sua e se esta não for a sua especialidade ou atividade-fim, terceirizar essa etapa é uma opção a se considerar.
Procurar por empresas especializadas trará mais qualidade ao serviço, te dará mais tempo mais focar no seu core business, ajudará na redução de custos, aumentando a produtividade e lucratividade do seu negócio.
6) Não controlar o combustível
Muito mais do que uma iniciativa para gerenciamento de custos, acompanhar o consumo de combustível é fundamental para manter a saúde da frota.
Por meio da avaliação dos indicadores de desempenho os gestores observarem que um determinado veículo passou a gastar uma quantidade maior de combustível do que sua média, pode indicar uma falha mecânica. Sendo assim, observar a frequência do abastecimento em suas métricas de performance é fundamental para garantir segurança das viagens.
