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Gestão de ordens de serviço: sua empresa está fazendo da maneira certa?

Coordenar as inúmeras ações executadas em uma fábrica não é fácil, mesmo que ela seja de pequeno porte. Quem quer se dar bem só tem duas opções: aprender como fazer ou… aprender como fazer. O método mais eficaz é pela gestão de ordens de serviço que, quando preenchidas corretamente, conseguem fornecer informações sobre as condições passadas, atuais e esperadas do ativo a ser inspecionado. E ordens serviços são como pedidos em um restaurante. Se o garçom não anota o pedido direito, o prejuízo pode ser enorme. Essa analogia me faz lembrar de uma história real que aconteceu no restaurante Hawksmoor, em Manchester, na Inglaterra. Em uma noite de maio de 2019, uma turma chegou ao estabelecimento especializado em carnes nobres e pediu uma garrafa do vinho Bordeaux Chateau Pichon Longueville Contesse de Lalande, que custava £260 (algo em torno de R$ 1.335). A garçonete anotou o pedido e voltou, após alguns minutos, com uma garrafa de Chateau. No entanto, o vinho apresentado e servido não era o Chateau solicitado pelos clientes. A garçonete deixou na mesa um Chateau le Pin Pomerol, de 2001, de £4.500 (aproximadamente R$ 23 mil). O erro foi percebido tarde demais e os clientes, logicamente, não reclamaram. Apesar do enorme prejuízo, os donos do Hawksmoor levaram a situação numa boa, cumprimentaram os clientes pela sorte e afirmaram que nada mudaria na relação com a garçonete. Agora, imagine algo do tipo acontecendo em uma indústria que produz em larga escala. Uma ordem de serviço errada (ou a falta de uma) poderia causar um prejuízo de grandes proporções que poderia custar não só o dinheiro, mas, no caso da área de manutenção e segurança, por exemplo, a integridade física e psicológica dos funcionários.
Para evitar que erros como esse aconteçam, você precisa entender de uma vez por todas como funciona a gestão de ordens de serviço em uma empresa e como ela pode mudar todo o setor de manutenção quando é bem executada.

O que são ordens de serviço e qual sua importância?

Uma ordem de serviço ou O.S. é um documento que contém informações para a execução de uma tarefa, ação ou trabalho em uma empresa. Ela pode ser emitida para um prestador de serviços terceirizado ou pode ser utilizada para organizar as equipes internas. As ordens de serviço possuem algumas informações padronizadas e outras específicas às circunstâncias de sua aplicação. Responsável, local, data, horário,  motivo e recursos necessários são alguns dados que não podem faltar. As O.S. ajudam na organização das tarefas, explicam o que precisa ser feito e como deve ser feito e, por meio delas, os gestores podem acompanhar os processos e documentar as intervenções executadas, visando entendê-las e aprimorá-las.  A analogia com um restaurante vai ficando mais clara. As comandas são as ordens de serviço e os cozinheiros são os técnicos que as executam. Quem preenche as comandas nos restaurantes são os garçons e, nas empresas, são os gestores emitem as O.S.

O sucesso do setor de manutenção depende da boa gestão de ordens de serviço

De pequenos reparos a grandes paradas, passando por manutenções preventivas, preditivas e corretivas, os funcionários do chão de fábrica precisarão de ordens de serviço detalhadas e claras para executar seu trabalho com eficiência. Elas são como guia na rotina de trabalho corrida e, muitas vezes, estressante. O núcleo de Planejamento e Controle da Manutenção (PCM) deve se esforçar constantemente para fazer a gestão das O.S., emitindo-as de forma adequada e exigindo que os funcionários as devolvam com as informações necessárias que, posteriormente, serão transformadas em indicadores e dados que embasarão tomadas de decisão. Dessa forma, se as ordens de serviço forem preenchidas incorretamente (ou não forem preenchidas), as manutenções podem ser inviabilizadas ou as informações podem não ser aproveitadas pelo PCM no pós-tarefa. Nas empresas onde as ordens de serviço são preenchidas à mão, é comum que alguns funcionários fiquem perdidos diante de um equipamento que precisa ser reparado porque não entendem a caligrafia do colega que preencheu o documento. Também há problemas com documentos que são acidentalmente corrompidos ou extraviados.  

Como facilitar a gestão de ordens de serviço?

Para tornar a gestão de ordens de serviço de manutenção um trunfo em sua empresa, você deve:
  • Facilitar o preenchimento das O.S.
  • Facilitar sua distribuição e consulta
  • Conscientizar a equipe da importância de sua correta utilização
  • Investir em tecnologia
No caso da tecnologia, não há necessidade de grandes investimentos para mudar a realidade do setor. A combinação de dispositivos móveis como tablets e smartphones, cloud computing e aplicativos de gestão empresarial ou gestão da manutenção aumenta a mobilidade e produz excelentes resultados.  Os apps mobile permitem a criação, edição e fechamento de ordens de serviço com uma riqueza de detalhes bem maior que na forma tradicional, feita em pranchetas ou blocos de papel. As O.S. podem ser atualizadas em tempo real e consultadas por toda a equipe. Da mesma forma, é possível acompanhar pedidos que estão em atraso, que já foram concluídos ou estão em andamento. Às ordens de serviço podem ser anexadas fotos, áudios e vídeos, ampliando o detalhamento na execução das manutenções. É claro que a tecnologia não fará milagres e não produzirá resultados positivos por si só. Por isso, é preciso investir em treinamento constante e na criação de uma nova cultura dentro da fábrica. O objetivo é estimular os funcionários a extraírem o máximo das ferramentas de gestão para que esse movimento traga resultados positivos como manutenções mais rápidas e eficientes, relatórios objetivos e detalhados e aprimoramento de processos, entre outros.

O que não pode faltar em uma ordem de serviço

Mesmo no caso específico do setor de manutenção, não há um padrão para as ordens de serviço. Elas variam de empresa para empresa e de processo para processo. Um modelo de O.S. eficaz é um sinal de uma gestão de ordens de serviço eficaz. No entanto, há alguns campos que não podem faltar, independentemente do porte e segmento da empresa ou da tarefa a ser desempenhada. Seja no ultrapassado formato em papel ou na versão digital, uma ordem de serviço deve ter:
  • Número de identificação
  • Data e hora da emissão
  • Local de execução do serviço
  • Data e hora do serviço
  • Emissor responsável
  • Técnico responsável pela execução do serviço
  • Descrição do serviço
  • Normas de segurança e EPIs necessários
  • Ferramentas e materiais necessários
  • Relatório sobre o cumprimento da ordem de serviço
O preenchimento correto desses campos já evita muitos erros e retrabalhos no chão de fábrica.

Diferenças no processamento da ordem de serviço digital e da ordem de serviço em papel

O que pode demorar minutos para ser resolvido em uma empresa que trabalha com um sistema de emissão de ordens de serviço digitais ou online, pode demorar dias em uma empresa concorrente com o mesmo porte. Nas empresas que ainda não se modernizaram, os funcionários passam um bom tempo preenchendo as notas e os relatórios à mão. São vários minutos perdidos tentando entender o que o colega escreveu, digitalizando para um arquivo de backup (quando existe) e compilando dados para extrair indicadores, estatísticas e informações qualitativas para traçar estratégicas. Quando a gestão de ordens de serviço é apoiada em ferramentas atuais, como aplicativos móveis, todas essas tarefas são automatizadas ou agilizadas. Existem vários softwares de gestão no mercado, mas a ITSS Tecnologia desenvolveu uma solução de fácil utilização, baixo custo, integrada ao módulo PM SAP, voltada para empresas de qualquer porte. Vale a pena conferir o ITSS PM RUN e descobrir o que ele pode fazer pelo negócio. 

Vantagens de modernizar a gestão de ordens de serviço

São inúmeras as vantagens obtidas com a modernização da gestão de ordens de serviço. Entre elas, podemos destacar:

Rapidez na execução das demandas

Os apps móveis que oferecem a gestão de ordens de serviço agilizam a execução das manutenções propostas, já que técnicos e gestores de diversos setores estão conectados e podem trocar informações em tempo real. A agilidade na alimentação do sistema na abertura e fechamento dos pedidos também é a primeira vantagem a ser percebida na fábrica.

Ganho de produtividade 

Pode parecer óbvio dizer isso, mas é válido quando se trata de manutenção. Afinal, muita gente ainda enxerga esse setor como um centro de custos e fonte de problemas. Como agilizam e tornam o processo mais eficiente, as O.S. digitais acabam reduzindo o tempo de inatividade de máquinas e equipamentos, aumentando, consequentemente, a produtividade da empresa.

Melhoria nos planejamentos e decisões 

Como as informações passam a ser mais confiáveis, detalhadas e, em alguns aplicativos, são convertidas em indicadores, a definição ou o aprimoramento de estratégias torna-se mais fácil e confiável. Dessa forma, fica mais fácil saber qual foi o tempo gasto, qual valor investido, pessoas envolvidas, material utilizado, entre outros dados. Com isso os gestores podem tomar decisões rapidamente, consultando o histórico de manutenções ou os indicadores relacionados a alguma máquina ou processo específico.

Redução de custos 

Quando os técnicos erram menos, aproveitam melhor o tempo, otimizam a utilização de peças e ferramentas e geram indicadores confiáveis, que embasarão ações certeiras por parte dos gestores, a redução de custos é uma consequência lógica dentro da fábrica. Sem falar na economia gerada com o fim de gastos com papéis e impressões.

Arquivo mais rico e seguro  

Destruir ordens de serviço físicas, registradas em papel, é mais fácil que destruir um arquivo salvo na nuvem, com um backup atualizado várias vezes durante o dia. Além disso, o acesso às O.S. podem ser controlados para que gestores saibam quem acessou, quando e quais ações foram executadas em cada arquivo.

Relatórios mais detalhados 

O nível de informações que podem ser incluídas em uma ordem de serviço digital é infinitamente superior à de uma O.S. de papel. Técnicos e gestores podem anexar fotos, áudios e vídeos, além do texto que preenche cada campo do documento. Com base nisso, os relatórios tornam-se mais detalhados.

Melhora a comunicação 

Como o progresso das tarefas é atualizado com mais rapidez e acompanhado por todos os envolvidos nos processos, a comunicação interna torna-se mais assertiva. Os apps de gestão da manutenção industrial também permitem a troca de mensagens entre os funcionários designados para os serviços.

Não é opcional, é uma exigência legal

A utilização de ordens de serviço para organizar as inúmeras tarefas dentro da empresa não é uma alternativa que pode ser adotada ou não por esse ou aquele gestor. É uma obrigação legal. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) deixa bem claro as O.S. são instrumentos que ajudam a garantir a segurança do trabalho, preservando os funcionários de acidentes ou doenças. De acordo com o Decreto Lei 5452/43 de 01 de Maio de 1943, Artigo 157, Inciso II, as empresas devem: II – instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais; (Incluído pela Lei nº 6.514, de 22.12.1977).  As O.S. devem conter orientações quanto à forma correta de executar as tarefas, os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) necessários e as normas internas, para que os funcionários adotem os cuidados necessários e preservem sua integridade e de toda a empresa.

Conclusão

Como vimos, a melhoria da gestão de ordens de serviço de manutenção depende do emprego de novas tecnologias e da mudança da cultura dentro da empresa. Os ganhos são indiscutíveis e valem o investimento que, nem sempre, precisa ser alto. Aliás, eles tendem a ser bem menores que os possíveis prejuízos gerados ao tirar um pedido, ou melhor, gerar uma ordem errada. Caso tenha interesse em saber qual será o impacto de uma modernização na gestão da sua empresa, solicite uma conversa com um consultor da ITSS. Teremos prazer em ajudá-lo! Aproveite e peça também uma demonstração do ITSS PM RUN, nosso app mobile de gestão da manutenção. Ganhe mobilidade, agilidade, eficiência e confiança na rotina da sua fábrica. Quer ler mais sobre? Então confira: 7 razões para você contratar uma solução de manutenção Quer compreender mais afundo sobre como ter maior controle da manutenção? Então confira o webinar que produzimos sobre o tema.