A transição do arquivo físico para o online já é uma realidade. Com o avanço tecnológico muitas empresas vêm optando pela digitalização dos seus processos de trabalho. E também, pelo uso de plataformas que aceleram a produção, diminuem gastos e de quebra, causam menos danos ao meio ambiente. É aí que surge o conceito de indústria Paperless.
Qual a definição de Indústria Paperless?
Empresas que aderem ao conceito de paperless têm como meta eliminar ou reduzir ao máximo o uso de papel, que são substituídos por tecnologias e automações em tarefas do dia a dia.
Essa transição se dá a partir de uma transformação digital, que conta com a digitalização dos sistemas gerenciais e com o controle de operações.
Paperless é uma cultura organizacional, uma forma de administrar os documentos da empresa que reestrutura o armazenamento e organização dos arquivos. O objetivo é mantê-los e manipulá-los de forma digital.
Como surgiu?
Paperless é um termo em inglês que significa “sem papel”. O conceito surgiu na década de 1970, com o surgimento e popularização dos computadores, e inspirou as primeiras visões de um escritório 100% digital. Hoje é perfeitamente possível enxergar uma empresa funcionando sem o uso de papéis, porém, na época, isso era um desafio grande.
Principais vantagens da indústria paperless
- Impacto positivo no meio ambiente: muitos recursos naturais são utilizados para a produção do papel, gerando um impacto ambiental alarmante. As empresas são cada vez mais cobradas a terem responsabilidade socioambiental, e a transição para um funcionamento paperless é uma das escolhas para um caminho mais sustentável.
- Redução de custos: com a digitalização de arquivos é possível reduzir significativamente os gastos com papel, impressoras, cartuchos de tinta e pastas para armazenamento.
- Facilita a conectividade e o acesso à informação: com a digitalização de dados, antes mantidos em arquivos físicos, aumenta a capacidade de recuperação e utilização destes em diferentes sistemas da indústria. A segurança e a rastreabilidade da informação também são benefícios alcançados com a transição para o sistema paperless.
- Aumento da produtividade: o tráfego de dados entre os sistemas conecta de forma mais eficiente os setores, auxiliando a própria organização e execução de tarefas o que torna o fluxo de trabalho mais dinâmico. O tempo de trabalho dos profissionais é usado muito mais na execução da tarefa do que na busca por informação, como a procura por instrução de trabalho, documentos etc.
Indústria Paperless tem se tornado tendência
Indústria paperless é uma nova tendência de cultura corporativa que visa a redução máxima do uso de papel no cotidiano da empresa. Isso traz diversos benefícios não só para a indústria, como também para o meio ambiente. Isso porque um dos problemas mais graves que enfrentamos neste âmbito é o desmatamento.
Essa tendência surge da importância cada vez maior que os cuidados com o meio-ambiente possuem na estrutura administrativa do negócio. As exigências do mercado consumidor quanto à sustentabilidade também têm papel importante nas mudanças que estão surgindo.
Portanto, neste artigo trouxemos os principais benefícios de ter uma indústria paperless.
Os benefícios da indústria paperless para o meio ambiente
1 – Se muitas empresas aderirem à redução do uso de papel, o mercado de produção desse material, que gasta muita água será afetado.
2 – Diminui a geração de resíduos. É fato que em algum momento todo o papel utilizado se tornará lixo, portanto, evitar seu uso vai diminuir a quantidade de resíduos descartados.
3 – Diminui a poluição.
Os benefícios da indústria paperless
1. Redução de custos
Evitar o uso e papel gera economia, já que não será preciso realizar a compra desse material. Outro gasto que se evita é com o toner para impressora e na própria compra e manutenção desse equipamento.
2. Economia de espaço
O papel é um material frágil que não pode ser armazenado em qualquer lugar e em grandes quantidades ocupam um espaço considerável. Portanto, adquirindo a cultura paperless o visual da empresa ficará mais clean, sem montes de papéis empilhados.
3. Mais segurança para documentos
Administrar virtualmente informações e documentos é muito mais seguro, pois além de não estarem sujeitos à degradação física como estariam em papel, apenas pessoas autorizadas terão acesso a eles.
4. Aumento da produtividade
Acessar documentos digitais é muito mais prático e rápido do que lidar com papéis, por isso, com a indústria paperless é possível otimizar a rotina dos funcionários.
5. Mais velocidade de navegação
Quando se utiliza documentos impressos, é necessário um método de armazenamento bem eficiente e que seja seguido à risca pelos funcionários. Caso contrário, a busca por esses documentos se tornará impossível.
Com o armazenamento digital, essa organização é automática e as ferramentas de busca facilitam bastante a navegação entre os documentos.
9. Marketing positivo
O mercado consumidor tem valorizado cada vez mais empresas que se preocupam com o meio ambiente. A cultura paperless vai gerar uma imagem positiva para a sua marca, contribuindo no marketing da sua empresa.
Os primeiros passos para reduzir o uso de papel
Digitalize os documentos físicos: apenas assim é possível reestruturar o relacionamento com os documentos. Esta etapa demanda muito trabalho, mas é a partir dela que tudo se inicia. Depois de digitalizados, os documentos são organizados de modo que qualquer pessoa possa encontrar o que precisa com facilidade.
Use uma plataforma na nuvem: é preciso que o acesso aos arquivos possa ser feito a partir de qualquer local, bastando apenas a internet. Isso agiliza e facilita o fluxo de trabalho. E o armazenamento em nuvem também assegura que não haja perdas de documentos.
Estes são os primeiros passos para a implementação do sistema Paperless em uma empresa. Mas há cada vez mais programas e processos que facilitam essa transição. Em seguida, iremos nos aprofundar um pouco mais nesse ponto.
Curiosidade: a Embraer, a Volkswagen e a Ambev são algumas das empresas que já adotaram o conceito de “fábrica digital”, eliminando ou reduzindo ao máximo o uso de papéis.
Por meio dos 12 benefícios que foram apresentados acima, pôde-se perceber o quão vantajoso essa prática é em várias camadas.
Para aderir a essa cultura o principal é que se transfiram todos os documentos, informações e dados que eram armazenados impressos para o computador. Isso irá otimizar tempo e espaço na empresa e resultará em um trabalho mais assíduo e frutífero.
Para realizar essa transição de forma mais segura e eficiente possível, é importante se apoiar em soluções adequadas de tecnologia da informação.
A sustentabilidade é um tema cada vez mais em voga. Conceitos como sustentabilidade vêm crescendo de forma notória na sociedade. Nesse panorama, a ideia de paperless, que diz respeito a consumir menores quantidades de papéis, vem ganhando força nos últimos anos.
Contudo, ainda existe muito desperdício de papel. Continue a leitura e entenda como ir eliminando o uso de papel nas empresas.
É perceptível a preocupação com a grande quantidade de papel desperdiçada na sociedade. Por exemplo, qualquer assinante de jornais ou revistas hoje tem a opção de manter a assinatura digital. Dessa forma, ele tem acesso à informação, sem que isso afete o meio ambiente.
Da mesma forma, hoje muitos restaurantes trabalham cada vez mais com a opção de cardápio digital. Isso é mais uma prova de como o conceito de sustentabilidade vem ganhando força em todo o mercado, independente do ramo.
Porém, ainda há um longo caminho a ser percorrido para que o uso de papel seja extinto da indústria e da sociedade de forma geral. Mas, afinal, como combater o uso de papel?
A automatização corresponde a uma das principais formas para deter este problema. A digitalização é indispensável e até agrega inúmeros outros benefícios ao negócio.
Vivemos a era tecnológica, chega a ser anacrônico que uma organização ainda trabalhe com papel físico de forma abundante. Sem a automatização é quase impossível eliminar de forma significativa o uso do papel.
Da mesma forma, é preciso que a cultura organizacional da empresa tenha a pauta sustentável como um dos pilares. É preciso que cada colaborador compreenda a importância da preservação ambiental e evite ações que sejam prejudiciais ao meio ambiente.
Também é necessário reduzir significativamente os gastos com papéis. Se a intenção é utilizá-los cada vez menor até o ponto de extinguir o seu uso quase em totalidade, o ideal é comprar menos papel e aprender a trabalhar sem este artefato.
Além disso, a reciclagem segue sendo como uma ação primordial para evitar o desperdício. É preciso reciclar e criar esta cultura organizacional, evitando desperdiçar e aprendendo a reutilizar tal material.
A importância do paperless
O paperless não é importante somente da perspectiva ambiental. Usar menos papéis diminui a burocracia e otimiza o trabalho realizado pela organização. Por isso, garante também um diferencial competitivo notório para as empresas, uma vez que a tecnologia deixou de ser um artigo de luxo e hoje desempenha um papel fundamental nas estratégias empresariais.
Por isso, investir em tecnologia é imprescindível, e não é possível falar em tecnologia sem automatizar. A cultura organizacional das empresas deve priorizar a tecnologia e ensinar os colaboradores a usufruir dos dispositivos, tirando o máximo aproveitamento da mesma e de suas benesses para as organizações.
O próprio cerne ambiental hoje é um diferencial competitivo. Isso porque a pauta acerca do meio ambiente está em voga, logo, empresas que não possuem uma postura socialmente responsável têm muito a perder. Inclusive, credibilidade perante aos consumidores e aos investidores.
Optar pela tecnologia em detrimento do uso excessivo de papel demonstra que a empresa é politicamente correta e também que está em sintonia com as novas tecnologias.
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